Was kostet ein Firmenevent? So planen Sie Ihr Budget

Sie möchten Ihre Gäste gut bewirten und intern sicher sagen können, was die Feier kostet. Dafür brauchen Sie ein Angebot, das den ganzen Abend abbildet: vom Empfang bis zum letzten Getränk. Dieser Ratgeber hilft Ihnen, die richtigen Positionen zusammenzustellen und Ihr Budget dort einzusetzen, wo Ihre Gäste es erleben.

Welche Kosten gehören zu einem Firmenevent?

Beginnen Sie beim gesamten Tag oder Abend. Eine Raummiete lässt sich nicht direkt mit einem Angebot vergleichen, das Essen, Getränke und Personal bereits enthält. Schreiben Sie deshalb für alle Anbieter dieselbe Gästezahl, Veranstaltungsdauer und gewünschte Nutzung auf. Unterscheiden Sie bestätigte Leistungen von Positionen, die erst nach der Detailplanung kalkuliert werden.

Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.

Ein Teil dieser Leistungen fällt für die gesamte Veranstaltung an, anderes wird pro Gast berechnet. Mehr Gäste können außerdem zusätzliche Servicekräfte oder Essensstationen erfordern. Im Angebot sollte deshalb erkennbar sein, welche Kosten bei einer geänderten Gästezahl mitwachsen und welche fest bleiben.

Wie berechnen Sie Gesamtkosten und Kosten pro Person?

Gesamtbudget = feste Kosten + variable Kosten pro Gast × kalkulierte Gästezahl + interne Reserve. Die Reserve ist ein intern zurückgelegter Betrag für noch offene Entscheidungen. Sie ist keine automatisch fällige Gebühr des Veranstalters. Wenn ein Angebot bereits sämtliche Leistungen enthält, rechnen Sie diese nicht ein zweites Mal hinzu.

Ein Rechenbeispiel für 100 Gäste

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Rechenwerte, keine MIGNON-Preise und keine Marktpreis-Empfehlung. Angenommen, feste Leistungen kosten 3.000 Euro und variable Leistungen 80 Euro je Gast. Bei 100 Gästen ergeben sich 3.000 + 100 × 80 = 11.000 Euro. Eine intern gewählte Reserve von 1.000 Euro erhöht den Budgetrahmen auf 12.000 Euro. Die Leistungskosten betragen 110 Euro je Gast; einschließlich dieser Reserve sind es 120 Euro.

Bei 80 Gästen wären es mit denselben Annahmen 9.400 Euro Leistungskosten, also 117,50 Euro je Gast. Das gilt nur, wenn der Anbieter die variablen Kosten tatsächlich entsprechend anpasst und keine Mindestabnahme greift. Das Beispiel erklärt, weshalb ein kleineres Event insgesamt weniger kosten kann und trotzdem einen höheren Pro-Kopf-Betrag hat.

Vergleichen Sie durchgehend Netto- oder Bruttopreise. Im Angebot und in Ihrer internen Budgetübersicht sollte klar erkennbar sein, ob die Umsatzsteuer bereits enthalten ist.

Wie erkennen Sie, ob zwei Angebote vergleichbar sind?

Nutzen Sie eine gemeinsame Leistungsbeschreibung und markieren Sie jede Position als enthalten, optional oder offen. So erkennen Sie, ob ein niedrigerer Einstiegspreis tatsächlich den gleichen Abend abdeckt. Fordern Sie für die bevorzugte Variante anschließend eine Gesamtsumme mit eindeutigem Leistungsumfang an.

1. Gleiche Gästezahl: Mit welcher Anzahl wurde kalkuliert und bis wann dürfen Sie diese ändern?
2. Gleiche Dauer: Sind Empfang, Essen, Party und Aufräumen zeitlich berücksichtigt?
3. Gleiche Verpflegung: Welche Speisen, Getränke und Serviceleistungen sind eingeschlossen?
4. Gleiche Raumfunktion: Reicht die bestätigte Bestuhlung auch mit Bühne, Buffet und Tanzfläche?
5. Klare Zusatzkosten: Wer darf Verlängerungen bestellen und wie werden sie berechnet?
6. Klare Bedingungen: Welche Fristen gelten für Optionen, Buchung, Zahlung und Änderungen?

Mit einem Festpreis für den vereinbarten Umfang lässt sich die Feier intern gut vorstellen. Bitten Sie darum, spätere Zusatzwünsche jeweils mit Preis bestätigen zu lassen. So können Sie bewusst entscheiden, ob beispielsweise eine weitere Stunde an der Bar noch in Ihr Budget passt.

Wo können Sie das Budget sinnvoll entlasten?

Prüfen Sie zuerst die Komplexität. Ein Tag mit mehreren Ortswechseln benötigt zusätzliche Zeit, Transport und Abstimmung. Eine passende Location, in der Empfang, Essen und Programm stattfinden können, vereinfacht die Planung. Auch bereits vorhandene Technik kann helfen, sofern sie Ihre tatsächlichen Anforderungen erfüllt.

Gutes Essen, aufmerksamer Service und Zeit miteinander prägen den Abend. Dazu kann ein besonderer Auftritt kommen, auf den sich alle gemeinsam freuen. Besprechen Sie mit Ihrer Eventagentur, was Ihren Gästen am meisten bedeutet. So lässt sich das Programm gezielt zusammenstellen und das Budget auf diese Wünsche konzentrieren.

Für Ihre interne Vorplanung steht der Event-Kosten-Rechner bereit. Seine Spannen sind unverbindliche Orientierung; ein belastbarer Preis entsteht aus Ihrer konkreten Anfrage. Die Firmenevent-Checkliste hilft Ihnen, die nötigen Eckdaten zusammenzustellen.

Mit welchen Angaben erhalten Sie ein konkretes Angebot?

Für den ersten Vorschlag helfen uns Anlass, Gästezahl, mögliche Termine, Dauer und Ihr Budgetrahmen. Erzählen Sie uns auch, worauf Sie sich freuen: ein langes Dinner, eine volle Tanzfläche oder ein gemeinsamer Abend nach der Tagung. Wir stimmen Haus, Catering aus eigener Küche und Programm aufeinander ab – für Ihre Firmenfeier in Hamburg ebenso wie für Ihren Kick-off.