Planen Sie Ihre Firmen-Weihnachtsfeier in sechs Schritten: Ziel und Gästezahl festlegen, alternative Termine prüfen, vollständige Angebote vergleichen, die Location anhand tatsächlicher Sitzplätze auswählen, Menü und Programm abstimmen und einen gemeinsamen Ablauf mit Verantwortlichen festhalten. Die Checkliste hilft bei Zeitplan, Budget und der internen Übergabe – auch bei einem kurzfristigen Start.
Von MIGNON · Eventplanung in Hamburg · Aktualisiert am
1. Ziel, Gäste und Termin festlegen
Eine Weihnachtsfeier kann das gesamte Unternehmen zusammenbringen, ein kleines Team würdigen oder den Rahmen für Ehrungen schaffen. Legen Sie zuerst fest, was Ihre Gäste gemeinsam erleben sollen. Ein gesetztes Dinner gibt Reden und Gesprächen einen festen Platz. Ein Empfang mit Essensstationen schafft mehr Bewegung; eine Show braucht gemeinsame Aufmerksamkeit und gute Sicht.
Erstellen Sie eine vorläufige Gästeliste und benennen Sie eine Person, die intern Entscheidungen bündelt. Klären Sie, wer das Budget freigibt und ob Begleitpersonen eingeladen werden. Fragen Sie zwei bis drei Termine an, bevor Einladungen verschickt werden. Verfügbarkeiten lassen sich erst für eine konkrete Kombination aus Datum, Gruppengröße und Haus bestätigen.
2. Mit diesem Zeitplan behalten Sie den Überblick
Die folgenden Zeitfenster sind eine Planungsempfehlung, keine Buchungsfrist. Bei einem kurzfristigen Start bearbeiten Sie die ersten Schritte parallel. Verkürzen Sie vor allem interne Entscheidungswege und begrenzen Sie die Zahl der zur Auswahl stehenden Varianten.
| Zeitpunkt | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Sommer / früher Herbst | Ziel, Gästezahl, Budget und alternative Termine abstimmen; Locations anfragen | Freigegebenes Briefing und vergleichbare Angebote |
| Nach der Location-Entscheidung | Leistungen, Räume, Zeiten und Bedingungen schriftlich festhalten; Einladung versenden | Gebuchter Rahmen und verbindliche interne Zuständigkeiten |
| Etwa 4–6 Wochen vorher | Menü, Getränke, Ernährungswünsche, Reden und Programm abstimmen | Gemeinsamer Ablaufentwurf für Küche, Service und Technik |
| Vor der vereinbarten Meldefrist | Endgültige Gästezahl, Sitzplan und Sonderanforderungen übergeben | Finale Kalkulation und Raumplan nach den Buchungsbedingungen |
| Am Veranstaltungstag | Ansprechpersonen, Technik, Garderobe und Wegweisung prüfen | Abgestimmte Übergabe vor dem Empfang |
| Nach der Feier | Rückmeldungen sammeln und Rechnung mit dem Auftrag abgleichen | Dokumentierte Erkenntnisse für die nächste Veranstaltung |
3. Vergleichen Sie vollständige Angebote
Ein Betrag pro Person ist nur aussagekräftig, wenn beide Angebote dieselben Leistungen und Zeiten enthalten. Trennen Sie feste Kosten von Beträgen, die mit der Gästezahl steigen. Prüfen Sie außerdem, ob die genannten Summen netto oder brutto sind. Ein geschätztes Budget ist noch kein buchbares Angebot.
- Location: Welche Räume und Außenflächen sind exklusiv enthalten? Für welche Nutzungs-, Auf- und Abbauzeiten?
- Essen: Welches Menü oder Buffet, welche Portionsplanung und welche Ernährungswünsche sind berücksichtigt?
- Getränke: Welche Auswahl und Dauer umfasst die Pauschale? Was passiert bei einer Verlängerung?
- Service und Technik: Sind Personal, Garderobe, Reinigung, Ton, Licht und technische Betreuung aufgeführt?
- Programm: Welche Auftritte, Spielzeiten und benötigten Flächen sind vereinbart?
- Änderungen: Bis wann melden Sie die Gästezahl? Wie werden Mehrgäste, Zusatzstunden oder Stornierungen behandelt?
Als interne Rechenhilfe gilt: variable Kosten pro Gast × kalkulierte Gästezahl + feste Kosten + Ihre eigene Reserve. Der Event-Kosten-Rechner gibt eine erste Orientierung; verbindlich sind die individuell vereinbarten Leistungen und Preise.
4. Zählen Sie die Plätze für Ihr tatsächliches Format
„Bis zu 500 Gäste“ kann einen Stehempfang beschreiben und sagt wenig über ein Dinner mit Bühne aus. Fragen Sie nach einem Raumplan mit Tischen, Buffet, Servicewegen und Tanzfläche. Für den Winter müssen alle Gäste in den vereinbarten wettergeschützten Bereichen Platz finden.
Ein Beispiel aus unseren Häusern: Die Vinothek im Südhang bietet bis zu 60 Sitzplätze innen. Die rund 50 zusätzlichen Hofplätze sind saisonal. Der Festsaal der Villa Mignon fasst bis zu 80 Personen sitzend oder bis zu 120 stehend. Diese Unterschiede entscheiden darüber, welches Haus zu Ihrem Abend passt.
- Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxi und gegebenenfalls Shuttle erklären.
- Zugang, Treppen, Aufzug und nutzbare Toiletten passend zu den Bedürfnissen Ihrer Gäste vorab klären.
- Bei Außenprogramm Wetterschutz, warme Aufenthaltsbereiche und den Zeitpunkt einer Plan-B-Entscheidung vereinbaren.
- Garderobe, Empfang, Wege und Rückzugsmöglichkeiten im Raumplan berücksichtigen.
Unsere Weihnachtsfeier-Auswahl ordnet die Häuser nach Format und Sitzplätzen. Im Location-Vergleich sehen Sie alle neun Häuser.
5. Menü und Programm gemeinsam takten
Die Küche braucht verlässliche Zeiten, die Bühne Aufmerksamkeit und Ihre Gäste Gelegenheit zum Gespräch. Planen Sie eine Rede deshalb nicht gleichzeitig mit einer lauten Servicephase. Bei einem Buffet helfen abgestimmte Ausgabepunkte und ein ausreichend großes Essensfenster; bei einem gesetzten Menü müssen Gänge und Programmpausen zusammenpassen.
Erfassen Sie Ernährungswünsche rechtzeitig und geben Sie sie gebündelt weiter. Klären Sie bei Allergien die konkrete Umsetzbarkeit direkt mit der Küche. Wählen Sie anschließend das passende Catering-Format: Flying-Buffet, Live-Cooking, Menü oder eine Kombination mit Patisserie.
Ein möglicher Ablauf ist Empfang, Begrüßung, Essen, gemeinsamer Höhepunkt und anschließende Party. Das ist ein Planungsbeispiel. Dauer und Reihenfolge richten sich nach Ihrem Anlass, dem Heimweg der Gäste und dem gebuchten Leistungsumfang. Halten Sie für den Veranstaltungstag eine gemeinsame Ablaufversion mit Uhrzeiten und Verantwortlichen bereit.
6. Dieses Briefing können Sie intern weitergeben
- Anlass und Ziel der Feier: …
- Voraussichtliche Gästezahl, Begleitpersonen und Meldefrist: …
- Zwei bis drei mögliche Termine und gewünschte Anfangs-/Endzeit: …
- Gesamtbudget einschließlich gewünschter Leistungen; netto oder brutto: …
- Format: Dinner, Empfang, Weinabend, Weihnachtsmarkt oder Show: …
- Menü, Getränke, Ernährungswünsche und besondere Zugangsbedürfnisse: …
- Reden, Ehrungen, Musik und technische Anforderungen: …
- Interne Ansprechperson, Freigabe und gewünschter Entscheidungstermin: …
Mit diesen Angaben können wir Ihre Firmen-Weihnachtsfeier in Hamburg konkret planen und Ihnen geeignete Häuser mit einem abgestimmten Leistungsumfang vorschlagen.
Vorfreude für Ihr Team. Planungsruhe für Sie.
Wir kümmern uns um den Rahmen Ihrer Weihnachtsfeier: vom passenden Haus bis zum festlichen Menü.
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