Betriebsveranstaltung 2026: 110-Euro-Freibetrag, Pauschalsteuer und Rechner

Kein Ersatz für eine Steuerberatung. Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage für Arbeitgeber mit Stand 10.10.2026. Ob und wie eine konkrete Feier zu versteuern ist, entscheidet Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

Was sich 2026 geändert hat

Der Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Mitarbeitenden gilt unverändert. Neu ist eine Einschränkung bei der Pauschalsteuer: Seit dem 1. Januar 2026 darf der Arbeitgeber den Teil über 110 Euro nur noch dann mit 25 Prozent pauschal versteuern, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. So steht es im neuen § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG, geändert durch das Steueränderungsgesetz 2025 vom 22.12.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 363).

Anlass war ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27.03.2024 (VI R 5/22). Das Gericht hatte die Pauschalsteuer auch für Feiern zugelassen, zu denen nur der Vorstand oder ein Führungskreis eingeladen war. Der Finanzausschuss des Bundestages hat das mit Blick auf den Gleichheitssatz korrigiert: Ein Durchschnittssteuersatz von 25 Prozent sei nur zutreffend, wenn Beschäftigte aller Lohngruppen teilnehmen können (Bundestags-Drucksache 21/3104). Für die Weihnachtsfeier 2026 gilt die neue Regel vollständig.

Eine zweite Neuerung wirkt sich auf das Budget aus: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Bei gleichem Nettopreis sinken damit die Bruttokosten für das Essen. Weil der Freibetrag brutto rechnet, entsteht etwas mehr Spielraum. Welcher Steuersatz für ein Gesamtpaket aus Raum, Technik und Verpflegung gilt, hängt vom Leistungsumfang ab und gehört auf die Rechnung.

Die 110-Euro-Regel in sechs Punkten

1. 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Mitarbeitenden. Der Betrag schließt die Umsatzsteuer ein und gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Finden mehr statt, wählt der Arbeitgeber die zwei begünstigten Feiern aus.
2. Freibetrag, keine Freigrenze. Kostet die Feier mehr, ist nur der Teil über 110 Euro steuerpflichtig.
3. Offen für alle. Die Teilnahme muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine Feier für alle Beschäftigten einer Abteilung, eine Jubilarfeier für alle Jubilare oder ein Treffen aller Pensionäre erfüllt das nach Auffassung der Finanzverwaltung.
4. Geteilt wird durch die Anwesenden. Maßgeblich sind die tatsächlich teilnehmenden Personen, nicht die Angemeldeten (Bundesfinanzhof, 29.04.2021, VI R 31/18).
5. Begleitpersonen zählen zum Mitarbeitenden. Ihr Kostenanteil wird dem einladenden Mitarbeitenden zugerechnet. Einen eigenen Freibetrag für Begleitpersonen gibt es nicht.
6. Über 110 Euro: Pauschalsteuer möglich. Der übersteigende Teil kann mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer pauschal versteuert werden, wenn die Feier allen offensteht.

Welche Kosten zählen

Einbezogen werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, die er gegenüber Dritten für die Feier und ihren äußeren Rahmen aufwendet. Interne Kosten, etwa die anteilige Arbeitszeit der Lohnbuchhaltung, zählen nicht dazu.

Grundlage sind § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG und das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.10.2015 (IV C 5 - S 2332/15/10001).

Zwei Rechenbeispiele

Beispiel 1: Weihnachtsfeier über 110 Euro pro Kopf

80 Mitarbeitende feiern, 20 davon bringen eine Begleitperson mit. Anwesend sind 100 Personen. Die Feier kostet 13.090 Euro brutto, alle Leistungen eingerechnet. Sie steht allen offen und ist die zweite Betriebsveranstaltung des Jahres.

Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, wenn die Pauschalsteuer mit der Entgeltabrechnung angemeldet wird. Einen Vorsteuerabzug aus den Kosten gibt es in diesem Beispiel nicht, weil jeder Mitarbeitende über 110 Euro liegt. Hätten sich 105 Personen angemeldet und wären 100 gekommen, wird trotzdem durch 100 geteilt.

Beispiel 2: Feier innerhalb des Freibetrags

50 Mitarbeitende, davon 20 mit Begleitperson, also 70 Anwesende. Die Feier kostet 3.570 Euro brutto. Das sind 51 Euro je Person. Wer allein kommt, liegt bei 51 Euro, wer eine Begleitperson mitbringt, bei 102 Euro. Alle bleiben unter 110 Euro: keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherungsbeiträge, und der Vorsteuerabzug ist nach den allgemeinen Regeln möglich.

Begleitpersonen, Absagen, Kunden und Führungskräfte

Begleitpersonen halbieren den Spielraum

Weil der Anteil der Begleitperson dem Mitarbeitenden zugerechnet wird, liegt jemand mit Begleitung bereits ab 55 Euro je Kopf an der Grenze. Entscheiden Sie deshalb vor der Kalkulation, ob Begleitpersonen eingeladen werden, und planen Sie das Budget je Kopf entsprechend.

Absagen erhöhen den Wert pro Kopf

Fallen Gäste kurzfristig aus, verteilen sich die Kosten auf weniger Anwesende. Halten Sie am Abend fest, wer tatsächlich teilgenommen hat. Diese Liste braucht Ihre Lohnbuchhaltung für die Berechnung.

Kunden und Geschäftspartner zählen im Teiler mit

Laden Sie Kundinnen, Kunden oder Geschäftspartner ein, werden die Gesamtkosten auf alle Anwesenden verteilt. Der Anteil der externen Gäste ist kein Arbeitslohn. Für ihn gelten die Regeln zur Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, bei der in der Regel 70 Prozent der Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Feiern nur für Führungskräfte oder ausgewählte Teams

Ein Dinner nur für Führungskräfte oder ein Vorstandsabend steht nicht allen offen. Seit 2026 bedeutet das: kein Freibetrag und keine Pauschalsteuer mit 25 Prozent. Die Zuwendung ist dann grundsätzlich individuell als Arbeitslohn zu versteuern und sozialversicherungspflichtig. Ob stattdessen die Pauschalierung nach § 37b EStG mit 30 Prozent infrage kommt, wird in der Fachliteratur erörtert (Grant Thornton, 15.04.2026). Klären Sie das vor der Einladung mit Ihrer Steuerberatung.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eine Verabschiedung ist keine Betriebsveranstaltung im Sinne der 110-Euro-Regel. Dafür gelten eigene Regeln, die Ihre Steuerberatung einordnet.

Sozialversicherung und Vorsteuer

Sozialversicherung: Der steuerfreie Teil bis 110 Euro und der pauschal versteuerte Teil sind beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 SvEV). Voraussetzung ist, dass die Beträge mit der Entgeltabrechnung steuerfrei belassen oder pauschal versteuert werden. Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass Beiträge fällig werden, wenn die Pauschalierung nicht zeitgleich mit der Entgeltabrechnung angemeldet wurde, jedenfalls nach Ablauf der Frist für die Lohnsteuerbescheinigung (Urteil vom 23.04.2024, B 12 BA 3/22 R). Stimmen Sie die Abrechnung der Weihnachtsfeier deshalb rechtzeitig mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab.

Vorsteuer: Im Umsatzsteuerrecht wirken die 110 Euro als Freigrenze. Bleiben die Kosten je Mitarbeitendem darunter, ist der Vorsteuerabzug nach den allgemeinen Regeln möglich. Liegen sie darüber, entfällt der Vorsteuerabzug aus diesen Kosten vollständig (Bundesfinanzhof, 10.05.2023, V R 16/21; Abschnitt 15.15 Abs. 2 UStAE). Wie der Fall zu behandeln ist, wenn nur ein Teil der Mitarbeitenden, etwa wegen Begleitpersonen, über der Grenze liegt, ist nicht ausdrücklich geregelt.

So planen Sie Ihre Feier im Rahmen

1. Budget brutto je Kopf festlegen. Der Freibetrag rechnet mit Bruttokosten. Vergleichen Sie Angebote deshalb immer inklusive Umsatzsteuer.
2. Begleitpersonen früh entscheiden. Mit Begleitung stehen je Kopf rechnerisch 55 Euro zur Verfügung, ohne Begleitung 110 Euro.
3. Alle Positionen einplanen. Shuttle, Garderobe, Technik, Künstler und kleine Geschenke gehören in dieselbe Rechnung. Eine vollständige Kostenübersicht verhindert Überraschungen.
4. Leistungen getrennt ausweisen lassen. Eine nach Speisen, Getränken, Raum und Programm getrennte Rechnung erleichtert Lohnbuchhaltung und Vorsteuerprüfung. Wir erstellen Ihre Kalkulation auf Wunsch genau so.
5. Anwesenheit dokumentieren. Eine einfache Teilnehmerliste am Empfang genügt.
6. Pauschalierung mit der Entgeltabrechnung klären. Melden Sie die Pauschalsteuer mit der Abrechnung des Veranstaltungsmonats an. So bleibt der pauschal versteuerte Teil sozialversicherungsfrei.

Beispiel aus unserem Programm: Firmenabend beim Winterspektakel

Bei der Winterspektakel-Weihnachtsfeier 2026 am Donnerstag, 17. Dezember 2026 in der Kuppel Hamburg buchen Unternehmen Plätze für ihre Gruppe (10 bis 80 Personen je Buchung) zum Preis von 109,96 € brutto pro Person, inklusive Streetfood, Getränken, Show und Musik. Für Mitarbeitende ohne Begleitperson liegt der Abend damit knapp unter 110 Euro. Bucht Ihr Unternehmen die optionale Garderobe oder das Cocktail-Paket dazu oder übernimmt es Anreisekosten, steigt der Betrag über die Grenze. Ob ein gemeinsamer Abend mit weiteren Unternehmen bei Ihnen als Betriebsveranstaltung abgerechnet wird, stimmen Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab. Alle Details stehen im Ticketangebot auf der Weihnachtsfeier-Seite.

Sie planen Ihre Weihnachtsfeier in Hamburg? In unserer Checkliste für die Weihnachtsfeier finden Sie Zeitplan und Briefing, auf der Seite Weihnachtsfeier in Hamburg unsere neun Häuser und Formate. Sagen Sie uns Ihr Budget je Gast, dann planen wir Menü, Getränke und Programm innerhalb dieses Rahmens.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 10.10.2026.

• § 19 EStG, Bundesministerium der Justiz
• § 40 EStG, Bundesministerium der Justiz
• Steueränderungsgesetz 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363
• Bundestags-Drucksache 21/3104, Beschlussempfehlung des Finanzausschusses
• Bundesfinanzhof, Urteil vom 27.03.2024, VI R 5/22
• Bundesfinanzhof, Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18
• Bundesfinanzhof, Urteil vom 10.05.2023, V R 16/21
• Bundessozialgericht, Urteil vom 23.04.2024, B 12 BA 3/22 R
• § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung
• Haufe: Pauschalsteuer für Betriebsfeier nur noch, wenn sie allen offensteht (24.03.2026)
• Grant Thornton: Betriebsveranstaltungen ab 2026 (15.04.2026)