Nehmen Sie zur Location-Besichtigung Ihre Gästezahl und einen groben Ablauf mit. Prüfen Sie den Raum im geplanten Format: mit Tischen, Bühne, Buffet und freien Wegen. Klären Sie außerdem Catering, Technik, Zugang, Nutzungszeiten und eine Wetteralternative. Halten Sie offene Punkte schriftlich fest, bevor Sie das Angebot freigeben.
Von MIGNON · Eventplanung in Hamburg · Aktualisiert am
Auf den Fotos sieht der Raum wunderbar aus. Bei der Besichtigung stellen Sie sich schon den Empfang vor, das gemeinsame Essen, den Moment der ersten Rede. Damit dieses Bild auch mit Ihrer Gästezahl und Ihrem Budget zusammenpasst, lohnt sich ein genauer Blick auf den Ablauf. Die richtige Location fühlt sich gut an – und lässt sich nachvollziehbar planen.
Die folgende Checkliste hilft Ihnen, zwei oder drei Häuser auf derselben Grundlage zu vergleichen. Für den Einstieg finden Sie in unserer Übersicht der neun Eventlocations in Hamburg die vorhandenen Raumdaten. Eine Höchstzahl ersetzt dabei noch keinen Raumplan für Ihre Veranstaltung.
Ein kleines Briefing macht den Rundgang ergiebiger
Sie müssen vor der ersten Besichtigung noch kein fertiges Konzept haben. Fünf Eckdaten reichen, damit das Gespräch konkret wird:
- Anlass und Gäste: Wer kommt zusammen, wie viele Personen erwarten Sie und was ist ihnen an diesem Tag wichtig?
- Termine: Ihr Wunschdatum, mögliche Alternativen und der Zeitraum vom Aufbau bis zum Veranstaltungsende.
- Ablauf: Zum Beispiel Empfang, kurze Ansprache, gemeinsames Essen und anschließend Musik. Oder eine Tagung mit Gruppenarbeit und Abendessen.
- Budgetrahmen: Der Betrag für das gesamte Event und die Frage, welche Leistungen daraus bezahlt werden sollen.
- Besondere Anforderungen: Etwa stufenlose Wege, Sitzgelegenheiten zwischendurch, Ernährungswünsche, ruhige Bereiche oder eine gute Anbindung für auswärtige Gäste.
Geben Sie diese Informationen möglichst vor dem Termin weiter. Dann kann das Team passende Raumaufteilungen vorbereiten. Wenn Sie noch zwischen mehreren Veranstaltungsformaten wählen, hilft zunächst unser Ratgeber zur Firmenevent-Planung.
Die Checkliste für Ihre Location-Besichtigung
Gehen Sie den Weg Ihrer Gäste einmal in der geplanten Reihenfolge ab: ankommen, Garderobe, Empfang, Hauptprogramm, Essen und Heimweg. So fallen Fragen auf, die ein einzelnes Saalfoto nicht beantworten kann.
| Prüfpunkt | Ihre Frage vor Ort | Was Sie mitnehmen |
|---|---|---|
| Gästezahl und Bestuhlung | Passen alle Gäste mit unserer Tischform, Bühne und Buffet in den vorgesehenen Raum? | Einen Raumplan für Ihr Format; Sitzplätze und Stehplätze getrennt. |
| Sicht und Akustik | Kann jede Person die Präsentation sehen und eine Rede verstehen? | Positionen von Bühne, Bildflächen, Lautsprechern und möglichen Sichtbehinderungen. |
| Essen und Getränke | Wo werden Speisen vorbereitet und ausgegeben? Wie verlaufen die Servicewege? | Catering-Format, Zeitfenster, Menüalternativen und enthaltene Serviceleistungen. |
| Technik | Welche Ausstattung ist vorhanden und wer betreut sie während des Events? | Eine Liste der vereinbarten Technik einschließlich Betreuung und Probezeit. |
| Zugang und Teilnahme | Sind die benötigten Räume, Toiletten und Außenflächen für unsere Gäste erreichbar? | Konkrete Angaben zu Stufen, Aufzügen, Wegen, Toiletten und Rückzugsmöglichkeiten. |
| Wetter | Wo findet unser gesamtes Programm bei Regen, Wind oder großer Hitze statt? | Eine passende Alternative mit Kapazität, Kosten, Zuständigkeit und Entscheidungszeitpunkt. |
| Zeit und Musik | Wann dürfen wir aufbauen, proben und feiern? Welche Vorgaben gelten für Musik? | Nutzungszeiten, vereinbarte Lautstärkevorgaben, Zusatzstunden und Abbauzeiten. |
| Anreise und Anlieferung | Wo kommen Gäste, Shuttle und Lieferfahrzeuge an? | Zugänge, Ladewege, Parkmöglichkeiten und Angaben für Ihre Einladung. |
| Angebot und Verantwortung | Wer koordiniert die Veranstaltung und welche Positionen sind noch offen? | Eine Ansprechperson, eine vollständige Leistungsübersicht und die nächsten Entscheidungstermine. |
Der Raum muss auch zwischen den Programmpunkten funktionieren
Wenn aus einer Tagung am Abend eine Feier werden soll, ist der Wechsel Teil der Planung. Wo halten sich Ihre Gäste auf, während Tische umgestellt werden? Bleibt die Präsentationstechnik stehen? Kann das Catering den Empfang vorbereiten, ohne die letzte Arbeitsrunde zu stören? Lassen Sie sich diese Übergänge im Haus zeigen.
Bei einem Dinner sind nicht nur die Stühle entscheidend. Buffet, Getränkeausgabe, Servicewege und eine mögliche Tanzfläche benötigen Platz. Vereinbaren Sie, ob alle Gäste gleichzeitig essen und sitzen sollen oder ob ein Empfang mit wechselnden Aufenthaltsbereichen geplant ist.
Bei Zugang und Wetter helfen konkrete Angaben
Fragen Sie nach den tatsächlich benötigten Wegen und Räumen. Eine stufenlose Eingangstür allein sagt noch nichts über eine Toilette im anderen Geschoss aus. Teilen Sie dem Team Ihre Anforderungen mit und klären Sie gemeinsam, welche Bedingungen das Haus erfüllt.
Auch eine Terrasse oder ein Hof ist zunächst eine zusätzliche Fläche. Für einen Winterabend zählen die verfügbaren Innenräume. Bei einem Sommerfest muss die Alternative für Ihre gesamte Gruppe und das vorgesehene Programm passen. Halten Sie fest, wann entschieden wird und welche Leistungen im Angebot enthalten sind.
Drei konkrete Raumfragen aus unseren Hamburger Häusern
Diese Beispiele zeigen, weshalb wir bei einer Anfrage nach Gästezahl und Format fragen. Die genannten Werte stammen aus den jeweiligen Location-Übersichten; die endgültige Aufteilung stimmen wir für Ihr Event ab.
150 Gäste am Hafen: Bestuhlung und Sicht gemeinsam prüfen
Die Hafen Location Hamburg bietet bis zu 250 Plätze bestuhlt, davon bis zu 200 ohne Sichtbehinderung, oder bis zu 500 beim Stehempfang. Für eine Firmenfeier mit 150 Gästen ist sie damit eine mögliche Vorauswahl. Ob Ihre Tischform, eine Bühne und das Buffet zusammenpassen, klären Sie anhand des konkreten Raumplans. Die 500 Stehplätze sind keine Zusage für 500 Dinnerplätze.
Wenn Sie dagegen draußen direkt an der Elbe feiern möchten, ist der Platz am Fischereihafen ein anderes Veranstaltungsmodell. Er ist eine Außenfläche; Wetterschutz und Infrastruktur gehören dort von Anfang an ins Konzept. Eine Innenlocation mit Hafenblick und ein Fest unter freiem Himmel sollten deshalb nicht allein nach der größten Gästezahl verglichen werden.
50 Gäste in persönlicher Atmosphäre: den richtigen Bereich wählen
Im Südhang stehen bis zu 60 Sitzplätze in der Vinothek und bis zu 50 im saisonalen Hof zur Verfügung. Für 50 sitzende Gäste im Winter zählt die Vinothek. Die beiden Angaben lassen sich nicht zu 110 Innenplätzen addieren.
Das Lila Nashorn bietet rund 40 Sitzplätze und passt damit zu einer kleineren Tischrunde. Für 50 Gäste am Tisch kommen außerdem der Festsaal der Villa Mignon oder die Tenne der Stadtfarm mit jeweils bis zu 80 Sitzplätzen infrage. Weitere Orientierung bietet die Auswahl für bis zu 50 Personen.
500 Gäste mit Bühne: den Saal vom Gesamtgelände unterscheiden
Der Delphi Showpalast nennt bis zu 500 Plätze an Show-Tischen. Für eine Veranstaltung mit genau 500 Gästen sollten Bühne, Tischaufteilung und Serviceflächen besonders früh abgestimmt werden. Die Kuppel selbst bietet bis zu 600 Sitzplätze; größere Zahlen auf der Location-Seite beziehen sich auf andere Bereiche beziehungsweise das Gesamtareal.
Die Eventhalle der Trabrennbahn Bahrenfeld fasst bis zu 300 Gäste sitzend oder 500 stehend. Für ein Dinner mit 500 Gästen reicht diese einzelne Halle nach den angegebenen Sitzplätzen nicht. Unsere Übersicht für 150 bis 500 Personen hilft bei der ersten Auswahl.
Eine Vergleichsvorlage für Ihre interne Entscheidung
Notieren Sie nach jeder Besichtigung dieselben Punkte. Kennzeichnen Sie fehlende Angaben als offen; eine freundliche mündliche Einschätzung ist noch keine vereinbarte Leistung.
| Entscheidungspunkt | Location A | Location B |
|---|---|---|
| Termin und Optionsfrist | Datum / Frist eintragen | Datum / Frist eintragen |
| Raumplan für unsere Gästezahl | Vorliegend / offen | Vorliegend / offen |
| Catering, Getränke und Service | Enthaltenen Umfang eintragen | Enthaltenen Umfang eintragen |
| Technik, Zeiten und Betreuung | Enthaltenen Umfang eintragen | Enthaltenen Umfang eintragen |
| Zugang und Wetteralternative | Erfüllte Anforderungen / offene Punkte | Erfüllte Anforderungen / offene Punkte |
| Gesamtpreis bei gleichem Umfang | Betrag und Preisbasis eintragen | Betrag und Preisbasis eintragen |
| Unser Eindruck | Atmosphäre, Gästeerlebnis und offene Fragen | Atmosphäre, Gästeerlebnis und offene Fragen |
Vergleichen Sie denselben Zeitraum und denselben Leistungsumfang. Raummiete, Essen, Getränke, Personal und Technik können unterschiedlich ausgewiesen sein. Wie Sie daraus eine belastbare Entscheidungsgrundlage machen, erklärt der Ratgeber zu Kosten und Angebotsvergleich.
Von der Besichtigung zu einer guten Buchungsentscheidung
- Offene Punkte bündeln: Senden Sie Ihre Fragen gesammelt an die zuständige Ansprechperson.
- Raumplan und Angebot abgleichen: Prüfen Sie, ob Ihre Gästezahl, das Programm und alle besprochenen Leistungen enthalten sind.
- Intern abstimmen: Begründen Sie die Auswahl mit Gästeerlebnis, organisatorischer Machbarkeit und vollständigem Budget.
- Termin bestätigen lassen: Klären Sie den Buchungsstand und die Bedingungen, bevor Einladungen oder weitere Aufträge davon abhängen.
Bei MIGNON planen wir die Räume mit unserer eigenen Küche und dem Veranstaltungsteam zusammen. So besprechen Sie nicht nur, wie das Haus aussieht, sondern auch, wie Ihr Tag darin ablaufen kann. Nutzen Sie den Location-Finder für eine erste Vorauswahl oder fragen Sie Ihr Event unverbindlich an.
Vom ersten Eindruck zur passenden Location.
Erzählen Sie uns von Ihren Gästen und Ihrem Anlass. Wir schlagen passende Häuser vor und stimmen eine Besichtigung mit Ihnen ab.
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